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InterPC14.SegretariaVIPr1.2 - 20 May 2014 - 12:18 - FabioVitalitopic end

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la segretaria personale del VIP

(Può anche essere un segretario, ovviamente).

Prenotazioni

  • Prenotato da Scarfone e Arcuri il 18 maggio 2014
Al massimo 4 gruppi possono prenotarlo

Descrizione

La segretaria personale di un VIP è a stretto contatto di una persona importante, viaggia con lui (stesse modalità, posti vicini), ne tiene sotto controllo la vita privata e professionale, e si occupa di gestire e organizzare la complessa vita del VIP in maniera diretta e con ampia autonomia decisionale.

Il VIP in questione è ricco e potente, abbastanza da permettersi una segretaria personale e occuparsi di affari in tutti gli angoli del mondo, ma non a sufficienza da avere case ovunque, macchine con autisti, aerei privati, ecc.: viaggia comunque con mezzi pubblici (taxi, treni, aerei, anche se ovviamente in prima classe), e mangia e dorme in ristoranti e alberghi aperti al pubblico (anche se ovviamente di lusso). Non Berlusconi o Barilla, per intenderci.

Lo scopo professionale della segretaria è fare in modo che il VIP riesca a fare tutto quel che vuole fare (sia professionalmente, sia privatamente) senza preoccuparsi dei dettagli pratici e senza subire gli intoppi, le complicazioni, le inefficienze e i fastidi dell'organizzazione della propria vita che hanno i comuni mortali.

Una segretaria del VIP gestisce almeno tre cellulari, il proprio, quello "pubblico" del VIP (noto a colleghi, giornalisti, politici, ecc.) e quello "privato" del VIP noto solo alla famiglia e agli amici personali e più intimi. Solo a quello privato non risponde personalmente, anche se ne filtra le chiamate sulla base del momento e dell'opportunità.

La segretaria del VIP è in ottimi rapporti con le segretarie delle persone con cui il VIP è in contatto frequente, e utilizza codici e frasi speciali ma da tutte comprese per organizzare incontri, telefonate, appuntamenti. La gerarchia tra VIP è chiara e nota a tutte.

La segretaria del VIP gestisce personalmente e con grande autonomia prenotazioni e pagamenti, e sa differenziare tra spese professionali (da rendicontare all'azienda) e spese private. Non ha limiti di spesa ed è suo compito scegliere la soluzione che massimizzi la comodità e l'efficienza della vita del VIP. Non chiede mai un prezzo, non tratta sul totale, ma non si fa neanche fregare da voci di spesa inesistenti o grossolanamente gonfiate.

La segretaria del VIP agisce con grande velocità ed efficienza, e può dover gestire situazioni di emergenza o particolarmente complesse da ovunque: alla scrivania, in treno, in taxi, in albergo, per strada.

La segretaria del VIP ha un/una collega che rimane in ufficio e fa orario normale 9-5, ma che viene tenuta informata di ogni decisione e di ogni problema, può dare una mano nei casi più complessi (ma solo in orario di ufficio oppure da casa se veramente c'è un'emergenza incredibile) e sostituisce la segretaria (anche senza preavviso) in caso di malattia, ferie, giorno libero, ecc. In questo caso il/la sostituto/a deve prendere in mano la gestione della vita del VIP con grande velocità e efficienza.

Compiti primari

In prima analisi il software di questo utente si occupa di gestire:

  • l'agenda:
    • per ricordare al VIP gli appuntamenti e i viaggi,
    • per segnarne di nuovi, gestendo correttamente la gerarchia tra VIP (Meno-VIP: "Fai venire X martedì prossimo"; Ugualmente-VIP: "Vedi se X può un giorno della settimana prossima", Molto-Piu-VIP: "Cerca di fissare un appuntamento con X quando può")
    • per gestire e riorganizzare gli appuntamenti (con grande attenzione alle gerarchie) in caso di modifiche improvvise e imprevisti.
  • i contatti con l'esterno:
    • per gestire il telefono "pubblico" del VIP, filtrando e annunciando al VIP le telefonate.
    • per eseguire tutte le prenotazioni e le organizzazioni (che vengono fatte sul cellulare della segretaria).
  • i viaggi, gli spostamenti:
    • per prenotare biglietti, chiamare taxi, prenotare camere e tavoli. La segretaria deve conoscere i gusti e le esigenze del VIP e prevenirne le richieste.

Alcuni task 'normali'

  • ricordare al VIP gli appuntamenti del giorno e gestire i tempi,le durate, i trasporti da un luogo all'altro.
  • organizzare un viaggio e le visite da fare a destinazione (sia ufficiali o di lavoro, sia private e personali: biglietti, spettacoli, feste, incontri con amici, ecc.)
  • prendere un appuntamento con una persona di differente posizione nella gerarchia

Alcuni task 'difficili'

  • Avendo finalmente ricevuto un appuntamento molto desiderato con X, un VIP molto importante, per domani pomeriggio a Parigi, riorganizzare in quattro e quattr'otto l'agenda di domani, spostando gli appuntamenti già presi, organizzando il viaggio, prenotando albergo e ristorante, avvertendo un amico a Parigi per passare con lui una serata di relax.
  • Sono le 19:30, l'appuntamento a Roma con Y è finito tardi, il treno prenotato è ormai perso, e non c'è un modo ragionevole per tornare a casa per stasera. E' necessario, in quattro e quattr'otto e subito fuori dalla porta dell'ufficio di Y, organizzare taxi, albergo, cena e serata per il VIP, e trovargli un paio di appuntamenti di lavoro domattina per non dare l'idea di aver perso totalmente del tempo rimanendo a Roma la notte. Difficoltà aggiuntiva: piove. Difficoltà aggiuntiva: l'appuntamento con Y è finito male e il VIP ha un umore terribile.
  • Il party più importante della stagione è ormai imminente. Tutti i cinquecento invitati hanno dato conferma, il catering è a posto, lo spettacolo pure, i super-VIP doverosamente distribuiti ai tavoli secondo regole studiate a puntino. Ecco che arriva la terribile notizia che il conte W e sua moglie la contessa Z di Palermo si stanno lasciando malamente, in una storia sordida di corna, soldi e affidamento di figli. Entrambi comunicano che l'evento di beneficenza è troppo importante e che parteciperanno lo stesso, e bisogna riorganizzare tavoli, orari di arrivo e partenza, e residenza in città, in modo da minimizzare il rischio che si incontrino e si parlino: è noto che il conte è un violento, e che la contessa si imbottisce di psicofarmaci. Inoltre guai a mettere al tavolo del conte amici personali della contessa e viceversa. Le rispettive segretarie di W e Y sono a disposizione per risolvere la questione (sono anche amiche) ma sono una a Palermo e l'altra nella casa di villeggiatura a Saint Moritz. Difficoltà: anche il VIP è in vacanza in Sardegna e gli uffici dell'azienda sono chiusi. Altra difficoltà: gli alberghi in città sono stracolmi.

Da non fare

Non è possibile prevedere in anticipo tutte le situazioni in cui il software deve essere usato e con quali vincoli (ad esempio, non ha senso che ci sia una funzione "riorganizza tavoli"). L'interfaccia dunque non deve essere un lungo esempio di pulsanti "Fa questo", "Fa quello", ma deve integrare funzioni astratte e di alto livello in maniera ottimale e efficiente.

Parole chiave

efficienza, versatilità, velocità.

-- FabioVitali - 07 May 2014

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